Finansiella rapporter

Styrprinciper för Sjöbo kommun

God ekonomisk hushållning för Sjöbo kommuns del blir att även fortsättningsvis klara balansgången mellan uppsatta mål och låga nettokostnader. En annan viktig faktor utgörs av en god budgetföljsamhet och uppföljning tillsammans med förmåga att vid behov vidta korrigerande åtgärder. Nämnderna erhåller budgeten i form av ett kommunbidrag, som inrymmer såväl avskrivningskostnader som interna poster. Det åligger sedan nämnderna att inom de ekonomiska ramarna uppfylla de mål och lagar som gäller för verksamheten.

Den ekonomiska uppföljningen till kommunfullmäktige och kommunstyrelsen sker genom uppföljningsprognoser, delårsrapporter och årsbokslut.

Budget

Kommunfullmäktige fastställer ett eller flera kommunbidrag per nämnd. Utifrån kommunfullmäktiges beslut ska nämnden upprätta en mer detaljerad internbudget, där fördelningen mellan intäkter och kostnader framgår.

Bruttobudgetering och bruttoredovisning ska tillämpas för att uppnå jämförbarhet mellan budget och redovisning. Kommunfullmäktige tilldelar nämnderna kommunbidrag och där­igenom förfogar nämnderna själva över att budgetera intäkter och kostnader.

Verksamhet som begrepp används för att ange anslagsbindning både vad gäller drift och mindre investeringar. Nämnden får omdisponera medel för drift och mindre investeringar mellan de verksamheter som nämnden ansvarar för, förutsatt att de uppfyller de mål och riktlinjer som Kommunfullmäktige fastställt. Tekniska nämnden kan inte göra omdisponering mellan skattefinansierad verksamhet och affärsverksamhet.

Resursfördelning

Kommunen har en modell för att räkna ut resurserna till förskole-, skolbarnsomsorg och grundskoleverksamheten, äldreomsorgen, gymnasieverksamheten och delar av teknisk skattefinansierad verksamhet. För äldreom­sorgen, gymnasieverksamheten och förskole- och skolbarnsomsorg samt grundskoleverksamhet baseras uträkningsmodellen på prognosticerat antal invånare i olika åldersklasser. Inom teknisk skattefinansierad verksamhet förändras resurserna utifrån antalet kvadratmeter gata och cykelväg som nämnden ansvarar för vid ingången av budgetåret.

Nämnden ansvarar för eventuella avvikelser mellan utfall och prognos i befolkningsantalet. De av kommunfullmäktige fastställda kommunbidragen påverkas inte vid avvikelser i befolkningsunderlaget under verksamhetsåret.

Investering, finansiell leasing och lokalförhyrning

Kommunfullmäktige fastställer dels en investeringsram för projekt som understiger 5 mnkr, dels en investeringsbudget för varje ett- eller flerårigt projekt som uppgår till 5 mnkr eller mer.

Om totalutgiften för ett investeringsprojekt uppgår till 5 mnkr eller mer ska nämnd inhämta igångsättningstillstånd från kommunstyrelsen.

I de fall ett investeringsprojekt inte startas och budgeten därmed inte tas i anspråk under det år som det finns upptaget i budgeten, så måste nämnd ansöka om nytt investeringsbelopp för att kunna genomföra investeringen. Anslag som inte tagits i anspråk under budgetåret kvarstår inte.

Vid förhyrning av lokaler och tecknande av hyresavtal med AB Sjöbohem där nuvärdet av hyreskostnaden överstiger 10 mnkr, ska för­hyrande nämnd inhämta kommunstyrelsens tillstånd. Vid extern förhyrning ska kommun­styrelsens tillstånd alltid inhämtas oberoende av belopp.

Leasing i kommunen jämställs med upplåning. Den prövas och beslutas av kommunstyrelsen.

Uppföljning

Nämnd ska inge utfallsprognos och delårs­rapport till kommunstyrelsen enligt särskilt upprättade årliga anvisningar. Nämndernas rapporter utgör grund för kommunlednings­förvaltningens kommungemensamma rapport. Kommunstyrelsen ska behandla uppföljningsprognosen medan kommunfullmäktige ska behandla delårsrapporten.

Nämnderna är ansvariga för att följa budgeten inom sina respektive områden, och för att besluta och genomföra åtgärder så att verksamheten bedrivs inom de ramar, riktlinjer och målsättningar som kommunfullmäktige har fastställt. Avvikelser i förhållande till budgeten ska skriftligen förklaras av berörd förvaltning, som underlag för nämnds ställningstagande till uppföljningsprognos och delårsrapport. När obalans råder mellan ekonomiska krav och verksamhetens krav, är det ekonomiska kravet överordnat verksamhetskraven, i avvaktan på politisk behandling. Nämnderna har såväl befogenheter som skyldigheter att vidta åtgärder både för att hålla budgetens ram och för attgenomföra budgetens intentioner.

När en avvikelse befaras, ska nämnden omedelbart vidta åtgärder. Nämndens ansvar består i att antingen själv besluta om åtgärder eller ge förslag till kommunfullmäktige. Utgångspunkten bör vara att frågan kan överföras till kommunfullmäktige endast i de fall där nämnden helt saknar möjlighet att vidta åtgärder inom det egna ansvarsområdet.

Åtgärder av större vikt som vidtagits av nämnd ska löpande redovisas i nästkommande utfallsprognos/delårsrapport till kommunstyrelsen/kommunfullmäktige. Åtgärder som berör fler nämnder ska samverkas med berörda. Nämnd ska för egen del behandla ekonomisk uppföljning regelbundet.

Årsanalys

Nämnd ska sammanställa och avsluta räken­skaperna i ett bokslut/årsanalys.

Redovisning

Redovisningen styrs av kommunal redovisningslag, övrig lagstiftning och god redovisningssed. Kommunstyrelsen tolkar och fastställer tillämpning för Sjöbo kommun och utfärdar regler och anvisningar i samband med detta.

Nämnderna ansvarar för att den flerdimen­sionella kodplanen används konsekvent och genomtänkt inom respektive nämnds alla verksamheter.

Köp av interna varor och tjänster

Genom en affärsmässig syn på internt köp av varor och tjänster eftersträvas ett synsätt som bidrar till att skapa förutsättningar för ett affärsmässigt val av olika resursinsatser. Kostnadsmedvetenhet och en bättre hushållning med resurserna eftersträvas genom information om vilka kostnader som är förenade med de tjänster som tillhandahålls internt.

Interndebiteringen utgör ett stöd i arbetet med att skapa en rättvisande bild av kostnaden för respektive verksamhet.

Relationerna ska präglas av affärsmässighet och kommunens bästa (kommunnyttan) ska alltid sättas före effekten hos nämnd, vid eventuell konflikt mellan dessa intressen. Vid internt köp av tjänster ska det finnas avtal som reglerar förhållandet mellan förvaltningarna. Avtalen ska reglera förhållanden som kvalité, leverans, prissättning, uppsägning och så vidare. För att uppnå de effekter som eftersträvas är det av vikt att beställaren kan påverka volym och kvalitet och att detta återspeglas i prissättningen.

Kommunstyrelsen avgör tvister där interna parter inte kan enas vid förhandling, till exempel på grund av skilda ståndpunkter i förhållande till kommunnytta.

Spelreglerna för det interna köp- och försäljningssystemet ska bidra till att stämma av de interna produktionsenheternas resultat och avgöra dessa funktioners effektivitet.

Utöver överenskomna kvalitetsförändringar får interna leverantörer maximalt höja priser enligt den kompensation för priser och löner som tillämpas i budgetprocessen.

Debitering av internt köp ska göras om värdet av varan/tjänsten står i rimligt förhållande till den administrativa kostnaden för debiteringen. Internfakturering till mindre värde ska undvikas och internfakturor under 100 kr bör inte förekomma.

Det är den part som levererat varan/tjänsten som svarar för att intern faktura skickas. I de fall där intern vara/tjänst erhålls med regelbundenhet faktureras den interna kunden per månad, för att underlätta resultatuppföljning och delårsbokslut. Bokföring av interna mellanhavanden avslutas helt per kalenderår och internfakturering får endast avse de varor/tjänster som levererats innevarande år.